Assurance collective : accélérer la souscription avec le parcours digital

Assurance collective : accélérer la souscription avec le parcours digital

accélérer la souscription avec

le parcours digital

Avis d’expert

Marc Buls, Director, Digital Transformation, VERMEG

L’assurance collective, appelée aussi assurance de groupe, est le contrat souscrit par l’employeur au profit de ses employés et de leurs ayants droit. Mettre en place un tel contrat dans l’entreprise est un parcours qui peut vite s’avérer très complexe. Explications.

La souscription d’une assurance collective semble être un chantier complexe. Est-ce le cas ?

C’est exact. Le processus de la souscription collective est particulièrement complexe dans le domaine des assurances, et cette complexité augmente avec la taille de l’entreprise. L’entreprise cherche à assurer, dans les meilleures conditions, ses employés. Elle va non seulement faire une demande de souscription, mais mettre en concurrence plusieurs compagnies d’assurance et demander à chacune des couvertures et des services sur mesure.

Pour les assureurs, il faut commencer par récolter l’ensemble des besoins, en termes de services et de couvertures attendues par le client (l’entreprise). Les commerciaux remplissent les questionnaires, établissent la liste des couvertures et des prestations, demandent la liste des salariés de la société, les justificatifs… L’ensemble constituera le cahier des charges qui sera transmis pour la création de la proposition.

A la réception du cahier des charges, l’assureur fait appel à de nombreux services spécialisés comme le département financier, le département commercial, le département actuariat, le département des souscriptions collectives… Chacun de ces services s’est organisé pour être efficace en se spécialisant. Cela se traduit par une organisation très verticale, souvent silotée.

De plus, le processus implique des allers-retours entre les différents services mais aussi avec le client pour compléter les données, adapter l’offre au fur et à mesure des discussions. Les interactions entre départements sont généralement gérées via des workflows obsolètes (voire directement par emails dans Outlook). Dans les faits, ce processus est lourd, heurté, pénalisé par de nombreuses opérations manuelles, car il demande énormément de réencodage ou de transformation de données.

Les processus de souscription collectives actuels, en plus d’être complexes, souffrent donc de lenteur et d’un manque d’efficacité, lié aux nombreuses coupures entre des systèmes qui ne communiquent pas ou peu.

Quelle solution apportez-vous ?

VERMEG a construit un parcours transversal en se mettant à la place du client ou du commercial qui ne veut pas faire face à une complexité de départements ou d’acteurs pour répondre à  sa demande. Nous avons conçu un parcours digital simplifié et hautement paramétrable pour aboutir à la conclusion de son contrat en six grandes étapes.

La première étape est la dématérialisation du cahier des charges. Le commercial chez le client peut initier l’offre en entrant les données et télécharger les documents reçus. Le système contrôle des données et vérifie leur complétude.

Lors de la deuxième étape est construite une première offre en complétant les données nécessaires et en faisant appel à de nombreux modules spécialisés du client (ou fournis par VERMEG) pour aboutir à un premier prix. Cette première offre pourra être transmise électroniquement à d’autres services, au travers d’un workflow, pour validation et adaptation si besoin. A la fin de cette étape, l’offre peut être déjà partagée avec le client pour un premier retour et une comparaison avec d’autres assureurs.

La troisième étape vise à compléter la première proposition sous format détaillé. L’ensemble des articles et descriptions de l’offre seront repris dans le contrat collectif pour validation du client.

La quatrième étape consiste à faire passer le contrat dans le processus d’acceptation (analyse des risques, de la rentabilité, conformité…)

A la cinquième étape, le contrat est émis et envoyé au responsable de l’entreprise cliente pour signature électronique.

Enfin, une fois la signature reçue, les contrats, les détails des couvertures et des prestations ainsi que le fichier des employés sont transmis aux services de gestion.

Si nous veillons à réduire à la complexité sur le plan métier, la technologie nous aide bien entendu à rendre ce processus moins complexe. Les différentes étapes sont ainsi accessibles depuis n’importe quel terminal. Les données sont directement contrôlées et la complétude est vérifiée. Différentes équipes peuvent intervenir au travers d’un workflow sur ce parcours, avec des profils adaptés, afin de leur allouer de capacités de valider, d’adapter, de déclencher, de transmettre le dossier pour avis et décision.

Quels sont les bénéfices pour les compagnies d’assurance ?

Les avantages sont nombreux. Ce parcours améliore, en premier lieu, leur productivité grâce à la collaboration des services autour d’un processus unique, sans couture. Nous permettons au processus d’aboutir dans de meilleurs délais et minimalisant les interventions manuelles.

L’expérience utilisateur est considérablement améliorée, que ce soit pour les utilisateurs internes ou les utilisateurs externes (commerciaux, clients finaux), grâce à une ergonomie repensée sur des technologies telles qu’Angular. Le processus est entièrement digitalisé ce qui réduit les erreurs d’encodage et tout au fil du processus, les données sont contrôlées automatiquement.

Le parcours digital améliore enfin le temps de réaction des équipes commerciales en facilitant la création et l’adaptation de l’offre proposée aux clients. Cette réactivité permet d’accélérer le processus de souscription en démontrant l’efficacité de l’assureur.

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